Nắm rõ cách sử dụng hàm IF trong Excel sẽ giúp tự động hóa các công việc bằng cách thay thế cho các thao tác thủ công lặp đi lặp lại, tiết kiệm thời gian và công sức cũng như là phân tích dữ liệu hiệu quả hơn. Vậy hàng IF trong Excel có những cách dùng nào? Lưu ý những gì khi sử dụng hàm IF? Cùng Trải Nghiệm Công Nghệ tìm hiểu ngay trong bài viết sau nhé!
1. Định nghĩa hàm IF? Công thức tính hàm IF trong Excel
Hàm IF là kiểm tra một điều kiện và thực hiện một hành động nào đó nếu điều kiện đó đúng, và thực hiện một hành động khác nếu điều kiện là sai. Dưới đây là công thức tính hàm IF cơ bản trong Excel:
Cấu trúc của hàm IF: =IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])
Trong đó:
- Logical_test: Điều kiện cần kiểm tra, có thể là một giá trị, một biểu thức hoặc một tham chiếu ô.
- Value_if_true: Giá trị trả về nếu điều kiện đúng, có thể là giá trị, văn bản hoặc tham chiếu ô.
- Value_if_false: Giá trị trả về nếu điều kiện sai, là tùy chọn, có thể là giá trị, văn bản hoặc tham chiếu ô.
2. 4 cách sử dụng hàm IF thông dụng nhất
Việc nắm rõ cách dùng hàm IF trong Excel sẽ mang lại nhiều lợi ích cho bạn như giảm thiểu rủi ro sai sót do tính toán thủ công và dễ dàng lọc dữ liệu theo các tiêu chí cụ thể. Do đó, bạn hãy dành thời gian để học hỏi và luyện tập các cách sử dụng hàm IF thông dụng dưới đây để nâng cao hiệu quả công việc và kỹ năng sử dụng Excel.
2.1 Kết hợp nhiều hàm IF
Đây là cách phổ biến nhất để sử dụng nhiều hàm IF. Cách sử dụng hàm IF trong Excel này cho phép bạn kiểm tra nhiều điều kiện liên tiếp và trả về kết quả tương ứng. Công thức cụ thể khi kết hợp nhiều hàm IF là:
=IF(logical_test1, value_if_true1, IF(logical_test2, value_if_true2, [value_if_false2]))
Ví dụ: Giả sử bạn muốn kiểm tra điểm thi của học sinh và đưa ra kết quả “Xuất sắc” nếu điểm cao hơn 9, “Giỏi” nếu điểm từ 8 đến 9, “Trung bình” nếu điểm từ 5 đến 7, và “Yếu” nếu điểm dưới 5. Bạn có thể sử dụng hàm IF lồng nhau như sau:
=IF(B1>9,”Xuất sắc”,IF(B1>=8,”Giỏi”,IF(B1>=5,”Trung bình”,”Yếu”)))
2.2 Kết hợp hàm IF với hàm khác
Hàm IF có thể được kết hợp với nhiều hàm khác trong Excel để tạo ra công thức hoàn chỉnh. Ngoài ra, cách sử dụng hàm IF trong Excel này còn giúp bạn thực hiện các phân tích dữ liệu nâng cao trong Excel. Dưới đây là một số ví dụ về cách kết hợp hàm IF với các hàm OR:
=IF(OR(logical_test1, logical_test2), value_if_true, [value_if_false])
Ví dụ: Giả sử bạn muốn kiểm tra xem một sản phẩm có được giảm giá hay không. Các điều kiện là:
- Sản phẩm thuộc danh mục sản phẩm giảm giá.
- Khách hàng là thành viên VIP.
Bạn có thể sử dụng công thức sau: =IF(OR(A1=”Sản phẩm giảm giá”,B1=”Thành viên VIP”),”Giảm giá”,”Giá gốc”)
>>>> XEM THÊM: Các hàm count trong Excel: Cách sử dụng và ví dụ chi tiết
2.3 Sử dụng hàm IF nhiều điều kiện – Cách sử dụng hàm IF trong excel
Trong trường hợp cần lọc dữ liệu với nhiều điều kiện khác nhau trong Excel, bạn có thể dùng hàm IFS. Đây là hàm Excel cho phép bạn kiểm tra nhiều điều kiện và trả về kết quả tương ứng trong một công thức duy nhất. Dưới đây là công thức hàm IF nhiều điều kiện trong Excel:
=IFS(logical_test1, value_if_true1, logical_test2, value_if_true2, …, [default_value])
Ví dụ: Giả sử bạn muốn kiểm tra điểm thi của học sinh và đưa ra kết quả “Xuất sắc” nếu điểm cao hơn 9, “Đạt” nếu điểm từ 6 đến 9, “Chưa đạt” nếu điểm từ 0 đến 5. Bạn có thể sử dụng hàm IF với 3 điều kiện như sau:
=IFS(B1>9,”Xuất sắc”,B1>=6,”Đạt”,B1<6,”Chưa đạt”)
2.4 Kết hợp hàm IF kết hợp AND
Hàm IF và AND là hai công cụ vô cùng hữu ích trong Excel. Khi kết hợp hai hàm này, bạn có thể tạo ra các công thức để kiểm tra nhiều điều kiện và trả về kết quả tương ứng. Dưới đây là công thức kết hợp hàm IF kết hợp AND:
=IF(AND(logical_test1, logical_test2), value_if_true, [value_if_false])
Ví dụ: Giả sử bạn muốn kiểm tra xem một học sinh có đủ điều kiện để nhận học bổng hay không. Các điều kiện là:
- Điểm trung bình phải cao hơn 8.
- Thu nhập gia đình phải thấp hơn một mức nhất định.
Bạn có thể sử dụng công thức sau: =IF(AND(B1>8,C1<1000000),”Đủ điều kiện”,”Không đủ điều kiện”)
>>>> XEM TẠI ĐÂY: Cách dùng Advanced Filter nhanh chóng chỉ trong “1 nốt nhạc”
3. Những lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IF
Hàm IF là một công cụ vô cùng hữu ích trong Excel, cho phép bạn kiểm tra điều kiện và trả về kết quả tương ứng. Tuy nhiên, khi sử dụng hàm IF, bạn có thể mắc phải một số lỗi phổ biến. Dưới đây là một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IF mà bạn nên ghi nhớ:
- Kết quả hiển thị bằng 0 (không): Lỗi này xảy ra khi một trong hai giá trị trả về của hàm IF (value_if_true hoặc value_if_false) bị bỏ trống. Để khắc phục lỗi sai này, bạn hãy thêm giá trị trả về cho trường hợp bị bỏ trống hoặc sử dụng hai dấu ngoặc kép (“”) để giữ ô trống.
- Kết quả hiển thị là #NAME?: Lỗi #NAME? thường xảy ra do sai chính tả trong công thức. Cách khắc phục lỗi này là kiểm tra lại chính tả, dấu ngoặc hoặc sử dụng chức năng “Name Box.
4. Lưu ý quan trọng khi thực hiện thao tác với hàm IF
Khi sử dụng hàm IF với nhiều điều kiện, các điều kiện được kiểm tra lần lượt từ trái sang phải. Khi một điều kiện thỏa mãn, hàm IF sẽ trả về giá trị tương ứng cho điều kiện đó và dừng việc kiểm tra các điều kiện tiếp theo.
Nếu không có điều kiện nào thỏa mãn, hàm IF sẽ trả về giá trị được quy định cho trường hợp không có điều kiện nào phù hợp. Bên cạnh đó, hàm IF không phân biệt chữ hoa chữ thường. Do đó, “Việt Nam”, “VIỆT NAM”, và “việt nam” đều được xem là tương đồng trong hàm IF.
Bài viết trên đây của Trải nghiệm công nghệ đã chia sẻ đến bạn các cách sử dụng hàm IF trong Excel. Mong rằng sau khi xem bài viết trên bạn sẽ sử dụng hàm IF hiệu quả hơn khi lọc dữ liệu trong Excel. Nếu bạn mong muốn học hỏi thêm nhiều kiến thức và mẹo hãy thì hãy theo dõi và thường xuyên cập nhật thông tin của chúng tôi nhé!
>>>> XEM THÊM CÁC NỘI DUNG HAY TẠI ĐÂY:
Cách sử dụng hàm Round chuẩn quy trình chỉ với 3 click
Cách sử dụng Mailings trong Word 2010 đầy đủ từ A – Z
