Cách sử dụng Mailings trong Word 2010 là giải pháp tối ưu giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi cần gửi thư hoặc email cho nhiều người cùng lúc. Với sự hỗ trợ của Trình hướng dẫn Trộn thư (Mail Merge Wizard) tiện lợi, bạn có thể dễ dàng thiết lập và thực hiện quy trình này chỉ trong vài phút. Bài viết này của Trải nghiệm công nghệ sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Mailings trong Word một cách hiệu quả nhất.
1. Hướng dẫn cách sử dụng mailings trong Word 2010 chi tiết
Cách sử dụng Mailings trong Word 2010 giúp bạn tạo và gửi email hàng loạt một cách hiệu quả. Bằng cách trộn thư trong Word và Excel 2010, bạn có thể dễ dàng tạo và gửi email hàng loạt một cách hiệu quả, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi cần liên lạc với nhiều người cùng lúc. Nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn bạn từng bước sử dụng Mailings để hoàn thành công việc này.
1.1 Mở và thêm Mailings trong Word
Để nắm được cách sử dụng Mailings trong Word 2010, trước tiên bạn cần mở và thêm chức năng này vào giao diện soạn thảo. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước giúp bạn thực hiện thao tác này một cách dễ dàng:
- Bước 1: Mở một tài liệu Word mới và soạn nội dung email của bạn.
- Bước 2: Khi đã hoàn thành nội dung email, bạn hãy bắt đầu chuyển sang tab Bưu phẩm (Mailings).
- Bước 3: Nhấp vào Bắt đầu Trộn thư (Start Mail Merge) và chọn Trình hướng dẫn Trộn thư Theo từng Bước (Step-by-Step Mail Merge Wizard).
- Bước 4: Trong cửa sổ Trình hướng dẫn Trộn thư, chọn Email Messages và nhấp vào Tiếp theo: Bắt đầu Tài liệu (Next: Starting Document).
- Bước 5: Bạn hãy chọn tùy chọn Sử dụng tài liệu hiện tại. Nếu bạn muốn sử dụng mẫu có sẵn hoặc lấy dữ liệu từ một tài liệu Word khác, hãy chọn tùy chọn này thay thế.
- Bước 6: Sau khi chọn nguồn dữ liệu, bạn nhấp vào Tiếp theo: Chọn người nhận (Next: Select Recipients) ở cuối thanh bên
1.2 Tạo mục thêm người nhận
Việc gửi thư đến nhiều người nhận có thể đã mất rất nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên, với cách sử dụng Mailings trong Word 2010, bạn có thể dễ dàng thực hiện việc này. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tạo mục thêm người nhận:
- Bước 1: Bạn có thể chọn danh sách người nhận dựa vào một trong ba cách sau:
Sử dụng danh sách có sẵn: Bạn chọn “Duyệt” để tìm tệp danh sách của mình. Sau khi mở tệp, bạn có thể tinh chỉnh danh sách: sắp xếp, lọc, tìm trùng lặp, xác thực địa chỉ, chọn/bỏ chọn người nhận.
Chọn từ Danh bạ Outlook: Bạn nhấp vào “Chọn Thư mục Danh bạ” để chọn thư mục mong muốn. Sau đó danh sách liên hệ từ thư mục sẽ hiển thị. Bạn có thể tinh chỉnh như với danh sách có sẵn.
Nhập danh sách mới: Bạn nhấp vào “Tạo” để nhập thông tin người nhận trong cửa sổ mới. Bạn có thể sử dụng bất kỳ trường nào bạn muốn và tùy chỉnh các cột theo nhu cầu.
- Bước 2: Xác nhận và tiếp tục: Sau khi chọn hoặc tạo danh sách, bạn có thể xem lại và chỉnh sửa thông tin người nhận. Nhấp vào “Tiếp tục” để chuyển sang bước tiếp theo.
1.3 Hoàn thành tin nhắn
Bước tiếp theo để nâng tầm nội dung thư của bạn là chèn các thông tin chi tiết của người nhận. Việc cá nhân hóa email bằng cách sử dụng các chi tiết liên quan đến người nhận sẽ giúp thu hút sự chú ý của họ, thể hiện sự quan tâm và tăng hiệu quả giao tiếp. Hãy cùng khám phá các tùy chọn sau:
- Bước 1: Bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí muốn chèn Khối địa chỉ trong thư.
- Bước 2: Chọn định dạng cho tên người nhận: Hiển thị tên công ty (tùy chọn); Hiển thị địa chỉ bưu chính (tùy chọn); Các chi tiết địa điểm khác (nếu có).
- Bước 3: Bạn có thể xem bản xem trước thông tin của từng người nhận ở bên phải và sử dụng mũi tên để di chuyển, xem lại.
- Bước 4: Nếu thiếu hoặc sai lệch thông tin, bạn hãy nhấp vào “Match Fields” để điều chỉnh.
- Bước 5: Bạn nhấp vào “OK” khi hoàn tất. Biến Khối Địa chỉ sẽ xuất hiện ở vị trí bạn đã chọn trong thư.
1.4 Điều chỉnh khung chào ngỏ
Lời chào đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng ban đầu với người nhận. Tùy chỉnh lời chào cho từng người nhận giúp thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp của bạn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách điều chỉnh khung chào ngỏ:
- Bước 1: Bạn tiến hành đặt con trỏ chuột vào vị trí bạn muốn chèn lời chào.
- Bước 2: Bạn lựa chọn cách xưng hô và định dạng: Trang trọng hay thân mật?; Viết tên riêng, họ (ví dụ: Ông/Bà/Cô/Chú + Họ Tên, hay chỉ dùng Tên)?; Xử lý tên không hợp lệ (ví dụ: “Bạn” cho tất cả, hay nhập thủ công)?
- Bước 3: Xem trước lời chào cho từng người nhận bằng các mũi tên và hộp dưới. Đặc biệt, bạn nên chú ý cách xưng hô và định dạng.
- Bước 4: Bạn hãy điều chỉnh cách xưng hô hoặc định dạng cho từng người nhận (nếu cần) bằng cách nhập thủ công trong hộp thoại.
1.5 Xem trước và tiến hành gửi email
Trước khi gửi email, việc dành thời gian xem trước là vô cùng quan trọng để đảm bảo mọi thứ đều chính xác và phù hợp. Bước này giúp bạn kiểm tra lại nội dung, định dạng, tệp đính kèm và các yếu tố khác để đảm bảo email của bạn được gửi đi một cách chuyên nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách xem trước và tiến hành gửi email:
- Bước 1: Bạn sẽ thấy bản xem trước của email với các biến được điền đầy đủ thông tin của người nhận. Bạn có thể sử dụng các mũi tên trong thanh bên để xem trước từng email.
- Bước 2: Bạn hãy đảm bảo nội dung email chính xác, không có lỗi chính tả và ngữ pháp.
1.6 Chỉnh sửa danh sách người nhận hoặc nội dung
Sau khi hoàn tất việc xem trước email, bạn có thể quay lại chỉnh sửa danh sách người nhận hoặc nội dung email nếu cần thiết. Đây là bước quan trọng để đảm bảo email của bạn được gửi đến đúng người nhận và truyền tải thông tin một cách chính xác, hiệu quả. Sau đây là thông tin chi tiết về các bước thực hiện:
- Bước 1: Bạn nhấp vào “Chỉnh sửa Danh sách Người nhận” để thay đổi danh sách người nhận.
- Bước 2: Bạn có thể sử dụng các liên kết cho các bước ở cuối thanh bên để quay lại chỉnh sửa nội dung tài liệu.
- Bước 3: Khi đã hoàn tất chỉnh sửa, bạn nhấp vào “Tiếp theo: Hoàn thành Trộn thư” và sau đó chọn “Thư điện tử” để hoàn tất các chi tiết về Tới, Chủ đề và Định dạng Thư.
- Bước 4: Bạn có thể gửi email cho tất cả người nhận hoặc chỉ một số người nhận nhất định. Nhấp vào “OK” để gửi email qua Outlook.
>>>> XEM THÊM: Cách dùng Advanced Filter nhanh chóng chỉ trong “1 nốt nhạc”
2. Xóa nội dung Mailings trong Word 2010
Thao tác thực hiện xóa trường dữ liệu Mailings trong Word 2010 rất đơn giản. Tùy thuộc vào mục đích của bạn, hãy chọn phương pháp phù hợp để thực hiện xóa nội dung Mailings. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách thực hiện bạn có thể tham khảo:
- Bước 1: Bạn cần xác định nội dung cần xóa.
- Bước 2: Sau đó bạn hãy truy cập This PC trên máy tính để mở file Excel đã lưu trước đó.
- Bước 3: Bạn tiến hành nhấp chuột phải vào nội dung cần xóa và chọn Delete.
- Bước 4: Bạn nhấp vào Save để lưu lại những thay đổi.
- Bước 5: Trong Word, tại tab Mailings, bạn chọn Edit recipient list. Tiếp theo, bạn chọn file Excel vừa sửa và nhấp vào Open.
- Bước 6: Bạn nhấp vào Preview Results để kiểm tra xem nội dung đã được xóa hay chưa.
>>>> XEM TẠI ĐÂY: Cách dùng Hlookup nhanh chóng, đơn giản & hiệu quả
3. Những điều nên chú ý khi sử dụng Mailings trong Word 2010
Cách sử dụng Mailings trong Word 2010 là một giải pháp tuyệt vời giúp bạn tự động tạo ra các tài liệu được cá nhân hóa từ danh sách dữ liệu. Tuy nhiên, để sử dụng Mailings một cách hiệu quả, bạn cần lưu ý một số điều quan trọng sau:
- Kiểm tra kỹ dữ liệu nguồn: Dữ liệu nguồn là nền tảng để Mail Merge tạo ra các tài liệu. Do vậy, bạn hãy đảm bảo dữ liệu đầy đủ, chính xác và không có lỗi.
- Sử dụng đúng trường dữ liệu: Mail Merge sử dụng các trường dữ liệu để chèn thông tin từ nguồn vào tài liệu. Bạn cần sử dụng đúng trường dữ liệu để đảm bảo thông tin được chèn đúng vị trí và định dạng.
- Xem trước kết quả trộn: Trước khi trộn tất cả tài liệu, bạn hãy xem trước kết quả để đảm bảo chính xác và đáp ứng yêu cầu của bạn.
Qua bài viết trên, Trải nghiệm công nghệ đã hướng dẫn bạn cách sử dụng Mailings trong Word 2010. Cách thực hiện trộn thư trong Word 2016 và 2010 tương tự nhau, vì vậy bạn hoàn toàn có thể áp dụng các bước hướng dẫn cho cả hai phiên bản. Với hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu này, bạn có thể dễ dàng sử dụng tính năng Mailings trong Word để tạo ra các tài liệu được cá nhân hóa một cách nhanh chóng.
>>>> XEM THÊM NHỮNG NỘI DUNG HAY:
Các hàm count trong Excel: Cách sử dụng và ví dụ chi tiết
Cách sử dụng hàm If trong Excel dễ dàng chỉ trong 5 phút
