Nhiều người mới tiếp xúc với Microsoft Word đều quan tâm đến cách sử dụng Word trên máy tính. Việc sử dụng thành thạo phần mềm này sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong học tập, công việc và đời sống. Trong bài viết này, Trải nghiệm công nghệ sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng phần mềm này một cách chi tiết nhất.
1. Làm quen với giao diện Word
Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản được phát triển bởi tập đoàn Microsoft. Phần mềm này cho phép bạn tạo và chỉnh sửa văn bản, định dạng phông chữ, cỡ chữ, màu sắc, căn lề,… Bên cạnh đó, bạn cũng có thể thêm hình ảnh, biểu đồ, bảng biểu và các đối tượng khác vào tài liệu.
Tuy nhiên, vẫn còn nhiều người chưa nắm rõ được cách sử dụng Word trên máy tính. Để làm quen với giao diện của phần mềm soạn thảo này, bạn có thể thực hiện các thao tác cơ bản sau đây:
Bước 1: Khi bạn mở phần mềm Word lần đầu tiên, Start Screen sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn có thể tạo tài liệu mới, chọn template (mẫu tài liệu) và truy cập các tài liệu đã chỉnh sửa trước đó.
giao-dien-start-screen-word|Giao diện Start Screen Word|A screenshot of Microsoft Word Start ScreenBước 2: Từ Start Screen, bạn nhấn chọn Blank document để truy cập giao diện một file Word mới.
tao-file-word-moi|Tạo file Word mới|A screenshot of creating a new blank document in Microsoft WordBước 3: Khám phá giao diện file Word. Tất cả các phiên bản Word mới phát hành đều bao gồm thanh Ribbon (chứa các tab) và Quick Access Toolbar (các công cụ phổ biến). Đây là nơi mà bạn có thể tìm thấy các lệnh để thực hiện những tác vụ phổ biến trong Word. Như vậy là bạn đã nắm được cách sử dụng Word trên máy tính cơ bản rồi.
thanh-ribbon-quick-access-toolbar|Thanh Ribbon và Quick Access Toolbar|A screenshot showing the Ribbon and Quick Access Toolbar in Microsoft Word2. Tìm hiểu các phím tắt
Hiện nay, rất nhiều người sử dụng Word trên máy tính nhờ sự tiện dụng và đa dạng chức năng. Đặc biệt, phần mềm này còn cung cấp nhiều phím tắt giúp bạn thao tác nhanh chóng và hiệu quả. Một số phím tắt hữu ích thường được sử dụng bao gồm:
- Ctrl + N: Tạo tài liệu mới.
- Ctrl + O: Mở tài liệu hiện có.
- Ctrl + S: Lưu tài liệu.
- Ctrl + C: Sao chép văn bản.
- Ctrl + V: Dán văn bản.
- Ctrl + X: Cắt văn bản.
- Ctrl + Z: Hoàn tác thao tác trước đó.
- Ctrl + Y: Làm lại thao tác đã hoàn tác.
3. Khám phá các mẫu Template phổ biến
Template trong Microsoft Word là một tài liệu mẫu được thiết kế sẵn với cấu trúc và định dạng cụ thể, giúp người dùng tạo ra các tài liệu mới một cách dễ dàng và nhanh chóng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đồng thời đảm bảo tính nhất quán trong cách trình bày của các tài liệu.
Đây là một cách sử dụng Word trên máy tính thông minh và tiện lợi. Mỗi phiên bản Word sẽ có sự khác biệt nhất định trong các mở template. Sau đây là hướng dẫn sử dụng template trong phiên bản Word 2021:
Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở Microsoft Word trên máy tính. Tiếp theo, bạn nhấp vào tab File và nhấn chọn New.
tao-tai-lieu-moi-word|Tạo tài liệu mới Word|A screenshot of clicking “New” in Microsoft Word File tabBước 2: Sau đó, bạn nhấn chọn Template. Khi này, bạn có thể duyệt qua các template có sẵn hoặc tìm kiếm template theo từ khóa. Cuối cùng, nhấn vào template muốn chọn và ấn Create. Như vậy là bạn đã hoàn thành cách sử dụng word trên máy tính nhanh chóng và tiện lợi với template.
chon-template-word|Chọn Template Word|A screenshot of choosing a template in Microsoft Word>>>> XEM THÊM TẠI ĐÂY: Cách sử dụng hàm Rank đơn giản chỉ với 3 thao tác
4. Cách định dạng văn bản
Để đảm bảo tính chuyên nghiệp của tài liệu thì bạn cần nắm chắc cách sử dụng Word trên máy tính, đặc biệt là cách định dạng văn bản. Bạn hãy theo dõi nội dung sau để nắm rõ được những thao tác để định dạng văn bản theo nhu cầu nhé!
4.1. Định dạng phông chữ và cỡ chữ
Trong Microsoft Word, bạn có thể định dạng phông chữ và cỡ chữ cho văn bản một cách nhanh chóng và dễ dàng. Điều này giúp bạn tạo ra các tài liệu trực quan, dễ đọc và chuyên nghiệp hơn. Không chỉ vậy, bạn còn có thể làm nổi bật các phần quan trọng của văn bản. Dưới đây là một số font chữ mẫu mà bạn nên lưu ý:
- Chữ Serif: Thích hợp cho các văn bản dài, dễ đọc trên giấy (Time New Roman, Garamond, OpenType…).
- Sans-serif: Phù hợp với các văn bản ngắn, dễ đọc trên màn hình máy tính, điện thoại (Arial, Calibri, Roboto).
- Văn bản hiển thị: Phù hợp với phần tiêu đề cần được nổi bật (Oswald, Montserrat, Lato).
Đối với cỡ chữ, bạn nên sử dụng cỡ chữ từ 11-12pt cho phần nội dung cơ bản. Phần tiêu đề có thể tăng cỡ chữ lên 14-16pt để làm nổi bật đề mục và giúp người đọc dễ theo dõi hơn. Những phần tiêu đề phụ nên để cỡ chữ từ 12-14pt.
dinh-dang-phong-co-chu-word|Định dạng phông & cỡ chữ Word|A screenshot of formatting font and size in Microsoft Word4.2. Định dạng lề văn bản
Định dạng lề văn bản trong Word sẽ giúp văn bản trông gọn gàng, dễ đọc và khoa học hơn. Đặc biệt, một số loại tài liệu như tài liệu hành chính, luận văn, báo cáo khoa học,… có quy định cụ thể về lề văn bản. Việc căn lề theo đúng quy định sẽ giúp file Word của bạn được trình bày một cách chuẩn mực và chuyên nghiệp. Cách sử dụng word trên máy tính để định dạng lề khá đơn giản với các bước sau:
Bước 1: Bạn cần nhấn vào tab Layout và chọn Page Setup. Trong bảng hiện ra, bạn nhấn chọn Margin để căn lề.
page-setup-word|Page Setup Word|A screenshot of accessing Page Setup in Microsoft WordBước 2: Nhập giá trị cụ thể cho từng lề hoặc chọn theo kiểu mặc định của Word. Cuối cùng, nhấn OK để áp dụng định dạng lề. Bạn cần lưu ý tên gọi của các loại lề trong tiếng Anh:
- Top: Lề trên.
- Bottom: Lề dưới.
- Left: Lề trái.
- Right: Lề phải.
4.3. Điều chỉnh khoảng cách dòng
Hiện nay, khoảng cách dòng mặc định trong phần mềm Word là 1.15 cm. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể thay đổi khoảng cách này để phù hợp hơn với nhu cầu của bản thân. Cách dùng Word trên laptop để điều chỉnh khoảng cách dòng như sau:
Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản cần điều chỉnh. Trên tab Home, trong mục Paragraph, nhấn vào Line Spacing.
dieu-chinh-khoang-cach-dong|Điều chỉnh khoảng cách dòng|A screenshot of adjusting line spacing in Microsoft WordBước 2: Chọn kiểu khoảng cách dòng mong muốn và nhấn OK. Dưới đây là một số khoảng cách tùy chọn cho bạn:
- Single: Khoảng cách dòng đơn (1.0 cm).
- 1.5 Lines: Khoảng cách dòng 1.5 (1.5 cm).
- Double: Khoảng cách dòng đôi (2.0 cm).
- At least: Cho phép bạn đặt khoảng cách dòng tối thiểu.
- Exactly: Cho phép bạn đặt khoảng cách dòng chính xác.
- Multiple: Cho phép bạn nhân đôi khoảng cách dòng hiện tại.
- Tùy chọn: Nhập giá trị cụ thể cho khoảng cách dòng.
4.5. Căn chỉnh chữ in nghiêng, in đậm, gạch dưới chân
Căn chỉnh chữ in nghiêng, in đậm, gạch dưới chân sẽ giúp làm nổi bật các nội dung quan trọng hoặc chú thích. Thông thường, chữ in đậm được dùng để làm nổi bật các từ khóa, tiêu đề hoặc thông tin quan trọng. Chữ in nghiêng thường áp dụng cho các ví dụ hoặc trích dẫn. Định dạng gạch dưới chân dùng để làm nổi bật các liên kết hoặc các phần quan trọng cần lưu ý.
in-dam-in-nghieng-gach-chan|In đậm, in nghiêng, gạch chân|A screenshot showing bold, italic, and underline formatting in Microsoft Word4.6. Định dạng đánh số trang
Khi tài liệu có nhiều trang thì việc đánh số trang sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết nhanh chóng hơn. Vậy cách sử dụng Word trên máy tính để đánh số trang là gì? Bạn hãy theo dõi hướng dẫn sau:
Bước 1: Đầu tiện, bạn chọn tab Insert và nhấp vào Page Number. Sau đó, bạn có thể chọn vị trí muốn đánh số trang phù hợp:
- Trên cùng: Chọn “Top of Page”.
- Dưới cùng: Chọn “Bottom of Page”.
Bước 2: Bạn chọn định dạng cho số trang theo các mẫu đề xuất hoặc tùy chỉnh theo nhu cầu. Nhấp vào OK để áp dụng thay đổi.
dinh-dang-so-trang|Định dạng số trang|A screenshot of choosing page number format in Microsoft Word4.7. Kiểm tra ngữ pháp và chính tả tự động
Bật tính năng kiểm tra tự động sẽ giúp bạn phát hiện các lỗi chính tả và ngữ pháp một cách nhanh chóng. Sau đây, Trải nghiệm công nghệ sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng word trên máy tính để bật kiểm tra ngữ pháp và chính tả tự động:
Bước 1: Bạn hãy nhấn vào File ở góc trái màn hình và chọn Options. Trong hộp thoại Word Options, bạn chọn mục Proofing.
truy-cap-proofing|Truy cập Proofing|A screenshot of accessing the Proofing options in Microsoft WordBước 2: Tiếp theo, trong phần “When correcting spelling and grammar in Word”, bạn hãy nhấn chọn:
- Check spelling as you type: Kiểm tra lỗi chính tả khi nhập.
- Mark grammar errors as you type: Đánh dấu các lỗi ngữ pháp khi nhập.
>>>> XEM THÊM: Cách sử dụng hàm Round chuẩn quy trình chỉ với 3 click
5. Một số tính năng hỗ trợ khác
Ngoài ra, Word còn hỗ trợ rất nhiều tính năng và tiện ích thông minh khác để giúp quá trình soạn thảo văn bản của bạn diễn ra dễ dàng và hiệu quả hơn. Sau đây là một số tính năng hỗ trợ nổi bật khác của phần mềm:
5.1. Sử dụng bảng tính
Bảng tính trong Word bao gồm các hàng và cột, cho phép bạn sắp xếp và trình bày dữ liệu một cách rõ ràng và dễ hiểu. Vậy cách sử dụng Word trên máy tính để tạo bảng tính là gì? Bạn chỉ cần nhấn chọn tab Insert và nhấp vào Table. Sau đó, bạn có thể chọn số lượng hàng và cột mong muốn. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấn vào mục Draw Table để vẽ bảng thủ công.
tao-bang-tinh-word|Tạo bảng tính Word|A screenshot of creating a table in Microsoft Word5.2. Sử dụng biểu đồ
Biểu đồ là một công cụ giúp bạn trực quan hóa dữ liệu trong tài liệu. Biểu đồ có thể được tạo từ dữ liệu trong bảng, văn bản hoặc nhập thủ công. Cách dùng Word miễn phí trên máy tính để tạo biểu đồ cũng rất đơn giản. Bạn chỉ cần nhấn vào Insert và chọn mục Chart là có thể thêm biểu đồ cho tài liệu rồi.
chen-bieu-do-word|Chèn biểu đồ Word|A screenshot of inserting a chart in Microsoft Word5.3. Sử dụng biểu mẫu
Biểu mẫu là các mẫu tài liệu có thể điền thông tin. Biểu mẫu có thể bao gồm các trường văn bản, hộp kiểm, danh sách thả xuống, nút bấm và các thành phần khác để người dùng nhập dữ liệu. Vậy cách sử dụng Word trên máy tính để tạo biểu mẫu là gì?
Bước 1: Bạn hãy nhấn vào File ở góc trái màn hình và chọn Options. Trong hộp thoại Word Options, bạn chọn mục Show Developer tab in the Ribbon.
hien-thi-developer-tab|Hiển thị Developer tab|A screenshot of showing Developer tab in Microsoft Word optionsBước 2: Hãy vào tab Developer và truy cập Design Mode. Tại đây, bạn có thể thêm các thành phần cho biểu mẫu. Sau đó nhấn chọn File và chọn Save as với định dạng .docx.
Truy cập Design Mode để thêm các thành phần cho biểu mẫu
5.4. Sử dụng sơ đồ tư duy
Để sắp xếp và trình bày các ý tưởng, thông tin và kiến thức thì sơ đồ tư duy là một giải pháp tuyệt vời. Vậy cách sử dụng Word trên máy tính để tạo sơ đồ tư duy là gì? Bạn chỉ cần nhấn vào Insert và chọn Smart Art. Tại đây, có rất nhiều sơ đồ tư duy mẫu cho bạn lựa chọn.
so-do-tu-duy|Sơ đồ tư duy|A screenshot of using SmartArt to create mind maps in Microsoft WordQua bài viết trên, Trải nghiệm công nghệ đã giới thiệu đến bạn cách sử dụng Word trên máy tính nhanh chóng và hiệu quả. Nhìn chung, cách sử dụng các tiện ích trên phầm mềm này đều không khó thực hiện. Bạn có thể dành thời gian thực hành nhiều là có thể sử dụng Word thành thạo rồi.
>>>> XEM THÊM NHỮNG NỘI DUNG HAY:
Cách dùng Mathtype trong word 2010 nhanh chóng và hiệu quả
Cách sử dụng Mailings trong Word 2010 đầy đủ từ A – Z
